Kilometergeld in Österreich – KM-Geld berechnen

Amtliches Kilometergeld in Österreich

Beim amtlichen Kilometergeld in Österreich handelt es sich um eine pauschale Abgeltung für alle Kosten, die in Verbindung mit der Nutzung eines privaten Pkws im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Diese Regelung, verankert in der Reisegebührenvorschrift des Bundes, gilt für Dienstangehörige des Bundes (verpflichtend) aber auch im Rahmen einer Richtlinie für Arbeitnehmer/Arbeitnehmerinnen in der privaten Wirtschaft sowie für Selbstständige.

Für Bedienstete in der Privatwirtschaft ist das Kilometergeld in Kollektivverträgen sowie in Betriebsvereinbarungen oder individuellen Verträgen geregelt. Grundsätzlich dürfen nur Pauschalbeträge im Rahmen der Werbungskosten angesetzt werden. Zu den wenigen Ausnahmen gehören zum Beispiel Kosten für genau deklarierte Schäden.

Kilometergeld-Rechner – KM Geld berechnen

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So funktioniert die Berechnung des Kilometergelds:

  1. Gefahrene Kilometer ausrechnen.
  2. Mit dem Faktor 0,42 Euro multiplizieren.
  3. Formular (inkl. Diäten, KM, etc.) für den Arbeitgeber ausführen.
  4. Geld von der Firma zurückerstattet bekommen.

Kriterien für Kilometergeld & Steuerfreiheit:

Folgende Kriterien müssen für die Gewährung der Steuerfreiheit erfüllt sein:

Kilometergeld in Österreich
Kilometergeld
  • es liegt nachweislich eine Dienstreise vor
  • es wird der amtliche Höchstsatz nicht überschritten
  • für den Betrieb des Pkws hat der Besitzer bzw, die Besitzerin selber aufzukommen
  • es liegt ein Fahrtenbuch oder andere Unterlagen vor, die den Nachweis über die für das Unternehmen gefahrenen Kilometer Auskunft erteilt

Was wird mit dem Kilometergeld abgegolten?

Folgende Aufwendungen sind mit dem amtlichen Kilometersatz bereits abgegolten:

  • Abschreibung – Wertverlust
  • Öl und Benzin
  • aufgrund des laufenden Betriebes entstandene Wartungen und Reparaturen
  • Winterreifen, Schneeketten usw. im Zusammenhang mit der Zusatzausrüstung
  • Navigationsgerät und Autoradio
  • Steuern sowie Gebühren
  • Alle Versicherungen, auch Kasko-, Insassen- und Rechtsschutzversicherung
  • Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs
  • Finanzierungskosten wie Kredit- oder Leasingraten
  • Parkgebühren sowie in- und ausländische Mautgebühren

Die amtlichen Kilometergeldsätze können durch den Auftraggeber bzw. die Auftraggeberin auch an Personen ausgezahlt werden, die zu Fuß, per Rad oder als Mitfahrer/Mitfahrerin unterwegs sind.

Höhere Aufwendungen können nicht mehr verrechnet werden, wenn die Entscheidung einmal für den amtlichen Kilometersatz getroffen wurde. Wird allerdings mittels Fahrtenbuch nachgewiesen, dass die Aufwendungen für die beruflichen Fahrten höher sind als der Kilometersatz, können die Mehrkosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung (Lohnsteuerausgleich) beim zuständigen Finanzamt geltend gemacht werden.

Kilometergelder (gültig seit 01.01.2011)

  • Für Pkws 0,42 Euro
  • Für Motorfahrräder und Motorräder 0,24 Euro
  • Für Mitfahrerinnen und Mitfahrer 0,05 Euro
  • Für Fahrradfahrer bzw. Fußgänger 0,38 Euro
Die Bedingungen auch bezüglich eventueller Mehrkosten (Differenzbeträge) bleiben unangetastet.

Folgende Änderungen bzw. Anpassungen betreffen das Jahr 2015:

  • Für Pkws oder Kombis 0,42 Euro
  • Für Motorräder mit mehr als 250 ccm Hubraum 0,24 Euro
  • Für Motorräder oder Mofas mit weniger als 250 ccm Hubraum 0,24 Euro
  • Für jeden Mitfahrer 0,05 Euro
  • Für Fahrradfahrer oder Fußgänger 0,38 Euro, wenn die Strecke länger als 2 km ist.

Eine Auszahlung erfolgt pro gefahrenen bzw. gelaufenen Kilometer. Eine Auszahlung kann pro Jahr bis zu einer Kilometerbegrenzung von 30.000 km steuerfrei erfolgen. Beträge, die über diese Höchstgrenze hinaus gewährt werden, sind allerdings steuerpflichtig. Im Jahr 2008 lag die Höchstgrenze bei 12.000 Euro, im Jahr 2009 bei 12.600 Euro und im Jahr 2010 ebenfalls bei 12.600 Euro.

Kilometergeld berechnen:

  • amtliches Kilometergeld Pkw 0,42 Euro/km
  • Gewährung durch Arbeitgeber 0,50 Euro/km
  • Zu versteuern ist die Differenz in Höhe von 0,08 Euro/km
Erfolgt die Erstattung durch den Arbeitgeber/die Arbeitgeberin niedriger, kann der Differenzbetrag im Bereich Werbungskosten über die Steuererklärung abgesetzt werden.

Die Obergrenze im Bereich Werbungskosten für mit dem Fahrrad zurückgelegte berufliche Fahrten liegt bei 0,38 Euro pro gefahrenen Kilometer bzw. maximal 570,00 Euro pro Jahr. Dies entspricht gefahrene 1.500 km per Fahrrad.

Ausnahmeregelung

Versetzung des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin an einen anderen Arbeitsort:

Der Weg zu seiner Arbeitsstelle und umgekehrt zu seinem Wohnort verändert sich. Eine derartige Änderung kann in zwei Varianten dargestellt werden:

  1. Handelt es sich um eine dauerhafte Versetzung, gilt ab dem Tag der Versetzung die neue Wegstrecke. Es wird keine Dienstreise angenommen. Somit fällt kein amtliches Kilometergeld an.
  2. Wenn es sich um eine zeitlich begrenzte Versetzung handelt, gilt, dass bis zum Monatsende, in dem diese Fahrten erstmalig und überwiegend stattfinden, amtliches Kilometergeld gezahlt wird.

Es werden der Verkehrsabsatzbetrag und die Pendlerpauschale fällig.

Wann kann das Kilometergeld beansprucht werden?

Die Kosten werden mit der Zahlung dieses Geldes abgegolten, die der Dienstnehmer trägt, wenn eine Dienstreise mit einem privaten Fahrzeug angetreten wird. Hierbei ist auf den präzisen Nachweis der gefahrenen Kilometer zu achten – unter anderem durch die Nutzung eines Fahrtenbuches.

  • Bei Dienstreise
  • Bei Nicht-Erreichen des amtlichen Höchst-Satzes
  • Der Betrieb des Fahrzeuges wird selbst gezahlt
  • Dokumentation durch Fahrtenbuch oder sonstigen Unterlagen

Bei der Abgeltung mittels Kilometergeld sind alle Versicherungen, Kosten für Finanzierungen (Leasingfahrzeug), Mautgebühren, additionale Ausrüstungen, Steuern/Gebühren sowie Wartung und Reparaturen eingeschlossen. Durch die Inanspruchnahme des Kilometergeldes sind keine additionalen Leistungen zu beanspruchen. Auch die eigenen Abrechnungen der Kosten zum Tanken entfallen.

Erhalten Kilometergeld auch Radfahrer?

Den Weg zur Arbeit oder dienstlichen Einsätze können auch Radfahrer erhalten. Fußgänger und Fahrradfahrer können ab einer Entfernung von 2 Kilometer Kilometergeld erhalten. Hierbei ist zu entscheiden, ob der Aufwand wirklich gegeben ist.

Wenn die Werbungskosten durch einen Nachweis (Rechnungen, Fahrtenbuch) höher ausfallen als das Kilometergeld, kann die Differenz beim jährlichen Lohnsteuerausgleich bzw. Arbeitnehmerveranlagung im Bereich Werbungskosten gestellt werden. Als Höchstbetrag gelten 12.600 Euro (30.000 Kilometer jährlich).

Welche Aufzeichnungen müssen ins Fahrtenbuch?

  • Datum, Zielort, Uhrzeit und Kilometerstände beim Anfang und Ende der Fahrtenbuch
  • Zweck der Fahrt (Kunde, Ort)
  • Privates Fahrtenbuch

Um Manipulationen zu vermeiden, gibt es spezielle Software-Angebote für ein elektronisches Fahrtenbuch. Dadurch wird die Richtigkeit und Vollständigkeit garantiert.

Was bedeutet amtliches Kilometergeld?

In Österreich ist das amtliche Kilometergeld eine pauschale Abgeltung für sämtliche Kosten, die durch die Nutzung eines privaten Fahrzeug bei Dienstfahrten entstehen. Dazu zählen Dienstangehörige beim Bund, Selbständige und Arbeitnehmer in privatwirtschaftlichen Bereichen.

Kilometergeld und Minijob

Bei 400 Euro im Monat zählt ein Arbeitnehmer als geringfügig Beschäftigter. Diese Jobs werden als Minijobs bezeichnet. Der Arbeitnehmer kann die Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen. Nicht bei einem Mini-Jobber Durch die Pauschalversteuerung wird der Lohn des Mini-Jobbers nicht in der Steuererklärung erwähnt und ist auch nicht zu versteuern. Die Fahrtkosten werden somit nicht erstattet.

Eine Alternative ist die Erstattung des Arbeitgebers für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte im Rahmen der steuerlichen Gegebenheiten. Die Werbungskosten durch den Arbeitgeber an den Mini-Jobber sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Kilometergeld für Studierende

Studenten können für den Weg zur Universität durch die Pendlerpauschale Kilometergeld absetzen. Pro Uni-Tag wird jeder volle Kilometer vom Finanzamt anerkannt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Wagen, der Bus oder das Fahrrad zu Uni benutzt wird.

Tipps zum Kilometergeld

Für eine genaue Abrechnung der Fahrtkosten vor dem Finanzamt oder dem Arbeitgeber wird zuerst differenziert, welches Verkehrsmittel selektiert wurde. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln sind die tatsächlichen Fahrtkosten laut Ticket oder auch die pauschale Erstattung des Kilometergeldes in Höhe der Kilometerpauschale zu erstatten. Bei der Rückerstattung der echten Fahrtkosten sind die Tickets im Original vorzulegen. Bei der Nutzung eines Wagens kann der individuelle Kilometersatz oder die Kilometerpauschale angerechnet werden.

Weitere Informationen zum Kilometergeld findet man auf der Webseite des Finanzministeriums unter bmf.gv.at.

Alles, was Sie über Ihren Lohnsteuerausgleich (Arbeitnehmerveranlagung) wissen müssen!