Registrierkassenpflicht in Österreich – Registrierkasse-Ratgeber

Seit Jänner 2016 gibt es in Österreich die Registrierkassenpflicht, die besonders für Unternehmen wichtig ist. Die sogenannte Registrierkassensicherheitsverordnung, kurz RKSV, befindet sich noch in der Entwurfsphase. Ihre Umsetzung soll bis zum 01. Jänner 2017 erfolgen. Durch eine Verordnung vom Bundesminister für Finanzen soll das Führen von Büchern und Aufzeichnungen leichter werden.

Darunter fallen nach der Barumsatzverordnung, BarUV 2015 auch die Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht. Registrierkassen müssen nach § 131b BAO BGBl. I Nr. 118/2015 gegen Manipulation geschützt werden. Dazu sind die entsprechenden technischen Sicherheitseinrichtungen erforderlich. Die technische Detailspezifikationen für die Sicherheitseinrichtung ist in der Anlage der Registrierkassensicherheitsverordnung beschrieben. Es erfolgte dazu auch eine Notifizierung und Aufbereitung der frei verfügbaren Codebeispiele.

Registrierkasse – Informationen zur Registrierkassenpflicht in Österreich

Registrierkasse Österreich
Registrierkasse – Bild: pixabay.de

Die Verpflichtung zur elektronischen Aufzeichnung aller Transaktionen haben alle Unternehmen, wenn sie einen Jahresumsatz von 15.000 Euro oder einen Barumsatz von 7.500 Euro überschreiten. Kreditkarten, Bankomatkarten und Gutscheine fließen ebenfalls mit in die Barumsätze ein. Mit dem Inkrafttreten der Pflicht reicht es nicht mehr aus, Belege von Hand zu erfassen. Seit dem 01. Jänner 2016 sind alle Betriebe verpflichtet, dem Kunden für Barzahlungen einen Beleg auszustellen und ihm den zu übergeben. Das gilt auch für Betriebe, die die Umsatzgrenze unterschreiten. Der Kunde muss den Beleg annehmen und ihn bis zum Verlassen der Geschäftsräume aufbewahren. Er kann die Annahme des Belegs nicht verweigern. Es ist wichtig, den Kunden darauf hinzuweisen, denn wenn es zu einer Kontrolle kommt, ist es wichtig, dass der Kunde den Beleg vorweisen kann. Zwar kann er nicht bestraft werden, dennoch hat er eine Mitwirkungspflicht.

Die Belege müssen nach genauen Vorgaben ausgestellt sein und bestimmte Informationen enthalten. Das Unternehmen muss namentlich aufgeführt sein. Dazu muss eine fortlaufende Nummer vergeben werden, die eine oder mehrere Zahlenreihen hat. Sie wird für jeden Geschäftsvorfall spezifisch und nur einmalig vergeben, damit er eindeutig identifiziert werden kann. Weiterhin muss das Datum der Belegausstellung aufgeführt sein und zusätzlich die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung. Zu guter Letzt darf auch der bar bezahlte Betrag nicht fehlen und muss aufgeführt sein.

Wichtiger Hinweis
Alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro oder einen Barumsatz von 7.500 Euro sind dazu verpflichtet elektronische Aufzeichnung ihrer Transaktionen zu führen!

Bei der Verwendung von technischen Sicherheitseinrichtungen müssen weitere Informationen aufgeführt werden. Dazu gehören:

  • Datum und Uhrzeit des ausgestellten Belegs.
  • Der Betrag muss nach den Steuersätzen aufgeschlüsselt sein.
  • Der Code muss maschinenlesbar sein.

Für Unternehmen gibt es eine Aufbewahrungspflicht der Belege in Form einer Durchschrift oder elektronischen Abspeicherung, die für sieben Jahre Gültigkeit hat. Das gleiche gilt für alle anderen Unterlagen der Buchhaltung. Die Ausnahme ist lediglich auf die „Kalte-Händeregelung“ beschränkt. Sie bezieht sich ausschließlich auf Feuerwehrfeste oder ähnliche und bestimmte Automaten, die von der Belegerteilungspflicht befreit werden können.

Die technische Sicherheitseinrichtung

Um die nachträgliche Manipulation zu verhindern, muss die Kasse ab dem 01. Jänner 2017 über eine technische Sicherheitseinrichtung gemäß § 131b Abs. 2 verfügen. Dabei erfolgt über die Sicherheitseinrichtung eine Verkettung der Barumsätze über eine elektronische Signatur. Die Vorgaben, die dafür erstellt wurden, gilt es auf jeden Fall einzuhalten. Es ist nötig eine Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit einzurichten. Dazu kommen der Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 und die Kassenidentifikationsnummer, die äußerst wichtig sind. Dieses Zertifikat darf in keinem Unternehmen fehlen. Zu beziehen ist das nötige Signaturzertifikat bei einem Zertifizierungsdienstanbieter (ZDA) im EU/EWR-Raum oder in der Schweiz. Die beiden für Österreich verfügbaren Zertifikate sind GLOBALTRUST oder A-Trust.

Bis wann muss die Registrierkasse angeschafft werden?

Lediglich bis zum 31. März 2016 hatten Unternehmer keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu befürchten, wenn sie bis dahin die Registrierkassenpflicht nach vgl. § 25 Finanzstrafgesetz (FinStrG) nicht erfüllt haben. Eine finanzstrafrechtliche Verfolgung durch Behörden gibt es zwar nicht, die Abgabenbehörden und ihre Organe unterstützen dafür aber proaktiv. Erfüllt das Unternehmen die Registrierkassenpflicht zwischen dem 01. April 2016 und dem 30. Juni 2016 nicht und kann glaubhaft versichern warum das so ist, dann braucht er sich auch nicht vor finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu fürchten. Lieferschwierigkeiten von einem Kassenhersteller können ein plausibler Grund sein, ebenso wie Probleme bei der Softwareinstallation mangels speziellem IT-Service. Als Grund wird auch anerkannt, dass weder der Unternehmer noch seine Mitarbeiter zeitgerecht auf das Kassensystem geschult werden konnten. Werden in diesen beiden Zeiträumen Abgaben hinterzogen oder verkürzt, gilt die Freiheit von Verfolgung und Bestrafung nicht.

Ab wann ist die Registrierkasse Pflicht?

Hat der vierte Monat nach dem Voranmeldungszeitraum begonnen, muss jeder Unternehmer die Registrierkasse nutzen. Die Grundlage ist dafür das erste Überschreiten der Umsatzgrenzen, das aber nicht vor dem 01.01.2016 gültig war. Wurde die Umsatzgrenze beispielsweise im September 2015 oder auch davor überschritten, ist die Nutzung der Registrierkasse ab dem 01.01.2016 Pflicht, wenn ein monatlicher Voranmeldungszeitraum zugrunde liegt. Gibt es einen vierteljährlichen Voranmeldungszeitraum und die Umsatzgrenze wurde im November 2015 überschritten, greift die Registrierkassenpflicht ab dem 01.04.2016.

Wird die Umsatzgrenze im folgenden Jahr nicht überschritten, und durch besondere Umstände lässt sich absehen, dass in der weiteren Zukunft auch keine Überschreitung stattfindet, entfällt die Registrierkassenpflicht gemäß § 131b BAO ab dem darauffolgenden Kalenderjahr. Eine geplante Aufgabe des Unternehmens könnte dafür ein Grund sein. Hat ein Unternehmen im Jahr 2017 die Registrierkassenpflicht, der Gesamtumsatz liegt bei 12.000 Euro, es ist abzusehen, dass es nicht mehr als 15.000 Euro im Jahr 2018 werden, ist die Registrierkassenpflicht ab dem 01.01.2018 nicht mehr gegeben.

Eine Befreiung der Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht gibt es für das Unternehmen aber nicht. Sie ist unabhängig von der Registrierkassenpflicht und besteht nach wie vor.

Was bringt die Registrierkassenpflicht und gibt es Ausnahmen?

Schwarzumsätze und die Abgabenverkürzung sollen durch die Registrierkassenpflicht vermieden und zudem soll zwischen Unternehmen eine Wettbewerbsgleichheit hergestellt werden.

So bezeichnete mobile Gruppen mit Barumsätzen außerhalb ihrer Betriebstätte haben eine Erleichterung. Zum Beispiel Tierärzte, Ärzte, Fremdenführer oder Reiseleiter können die Registrierkasse nicht mit sich herumtragen. Sie müssen für ihre Leistungserbringung einen Beleg ausstellen und diesen nach Rückkehr in ihr Unternehmen nachträglich erfassen.

Welche Registrierkasse ist die Richtige?

Die Registrierkasse muss keine klassische Kasse, sie kann eine Waage und Taxameter sein, wenn sie über eine Kassenfunktion verfügt. Genaugenommen fallen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die die einzelnen Bareinnahmen dokumentieren und zur Losungsermittlung unter Registrierkassen. Auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktionen sind zulässig.

Die Vorgaben der Kassenrichtlinie (KRL 2012) müssen auf jeden Fall eingehalten werden. Dazu gehört Bareinnahmen erfassen zu können und entsprechende Belege nach den Anforderungen des § 132a BAO auszustellen. Die technische Sicherheitseinrichtung ist ab dem 01.01.2017 nötig und genau in der Regelung der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) hinterlegt.

Umgehen kann keiner die Registrierkassenpflicht. Von den Organen der Abgabenbehörde werden Kontrollen durchgeführt, ob Kassen verwendet werden und ob sie den gesetzlichen Anforderungen unterliegen.

Bringt die Registrierkasse einen Steuervorteil?

In der Steuererklärung im Beilagenformular E 108c kann für eine neu gekaufte Registrierkasse oder die Aufrüstung der Bestehenden eine Prämie von 200 Euro beantragt werden. Die unbegrenzte Absetzung ist im Jahr der Anschaffung möglich.

Alles, was Sie über Ihren Lohnsteuerausgleich (Arbeitnehmerveranlagung) wissen müssen!